Réserver un groupe

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Vous avez une idée précise des groupes que vous souhaitez inviter ? Il vous suffit de nous communiquer la liste pour que nous puissions vérifier leur disponibilité et établir le devis. En cas d’indisponibilité, Kenleur vous orientera vers un groupe de niveau équivalent et/ou du même terroir (costumes similaires).

Vous n’avez pas de choix arrêtés ? Kenleur peut vous apporter son expertise pour vous accompagner dans la programmation artistique pour la meilleure représentativité possible des différents terroirs, des différents parti-pris artistiques, des différents types de prestation (spectacle sur scène, dans la rue, animations…)

Dans tous les cas, les associations adhérentes de Kenleur ont l’obligation de faire transiter leurs contrats par la confédération.

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Kenleur sollicite le(s) groupe(s) et contractualise.

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Un devis vous est ensuite adressé pour signature. Y sont mentionnés les obligations des parties (organisateur, Kenleur, cercle) que vous trouverez ci-dessous.

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Vous nous retournez le devis signé.

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Des photos HD des groupes retenus sont mis à votre disposition.

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Au minimum quinze jours avant la date de l’évènement, Kenleur vous adresse les informations suivantes : l’effectif précis présent pour les représentations + le nombre précis du ou des repas (s’ils sont prévus par l’organisateur).

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Kenleur assure une représentation dans les fêtes pour être le relai du groupe comme de l’organisateur, qui sont informés des nom, prénom et contact du représentant Kenleur.

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Kenleur adresser la facture à l’organisateur puis reverse au groupe son indemnité ainsi que les frais de transport.

Rôle de Kenleur

Kenleur met en relation le groupe et l’organisateur, ce dernier est juridiquement l’unique responsable du règlement de l’indemnité. Le groupe mandate Kenleur pour le représenter et percevoir l’indemnité auprès de l’organisateur.

Rupture du contrat

• Rupture par l’organisateur : la rupture du présent contrat survenant en deçà d’un délai de deux mois avant la date de la manifestation, entraine le versement par l’organisateur d’un dédit égal au montant de l’indemnité prévue sauf cas de force majeure (état d’urgence, attentats, crise sanitaire) ou annulation à la demande de la Préfecture.
• Rupture par le groupe : la rupture du présent contrat par le groupe en deçà d’un délai de deux mois avant la date de la manifestation entraîne le paiement, par le dit groupe, à l’organisateur d’une somme équivalente à celle de l’indemnité prévue, sauf remplacement du groupe défaillant par un autre groupe de qualité équivalente ou sauf empêchement du groupe lié à la crise sanitaire (cas contact, privation de salles…)

Communication

L’organisateur assure l’entière communication de l’évènement en stipulant le nom du groupe ainsi que son origine géographique.

Effectifs

Le groupe s’engage à confirmer à Kenleur, au minimum quinze jours avant la date de l’évènement :

• l’effectif précis présent pour les représentations.
• le nombre précis du ou des repas (s’ils sont prévus par l’organisateur). L’organisateur se réserve le droit de facturer les repas à compter d’un écart de cinq.

Le groupe s’engage à présenter un spectacle équivalent en termes d’effectifs à celui produit lors des épreuves du championnat (Kement tu, Meliaj, Kenleurenn…). Une diminution d’effectif supérieure à 25% par rapport à celui constaté peut entraîner une amputation d’un quart l’indemnité. Les effectifs tout comme la qualité de la prestation sont évalués par les visionneurs de Kenleur.

Relation le jour de la manifestation

Chaque groupe désigne un responsable qui est, pour le jour de la manifestation, l’interlocuteur à la fois du visionneur et de l’organisateur. Il se présente à ce dernier lors de son arrivée sur le site.

Frais de déplacement

Pour au moins deux dates différentes, en début de saison, le groupe établit deux devis auprès de deux transporteurs différents. Ces devis sont obligatoires et servent de pièce justificative auprès des organisateurs. En cas d’aberration manifeste sur le montant, le secrétariat se réserve le droit de demander un nouveau devis.

Dans le contexte sanitaire actuel, il est demandé aux groupes de ne signer les devis de transport que deux mois avant la date de l’événement. Les groupes, en fonction de leur organisation ou de la faible distance, peuvent également décider de recourir à un trajet en voitures. Dans ce cas, un forfait est mis en place.

Si par la suite, pour différentes raisons (trajets supplémentaires, amplitude horaire dépassée…), le devis a été modifié, il est indispensable d’adresser au Secrétariat de la Confédération la nouvelle évaluation dans les plus brefs délais.

Conditions d’accueil

L’organisateur déclare avoir souscrit les assurances nécessaires à la couverture des risques civils liés à la manifestation.

L’organisateur s’engage à fournir aux groupes :

• au minimum, deux boissons par personne
• de l’eau, à volonté, lors des prestations

En cas de représentation sur scène, celle-ci doit présenter :

• une scène aux dimensions minimales de 10m (façade) X 8m (idéalement de 12m X 10m)
• un sol de qualité
• deux rampes d’accès placées sur les deux côtés arrière
• un arrière de scène vierge de public (changements de costumes, déplacements des danseurs…)
• un local (loges-vestiaires) à proximité
• une sonorisation conforme aux fiches techniques de chaque groupe (fournies au minimum 1 mois avant la date de la manifestation).

En cas de non-respect de ces clauses, le groupe se réserve le droit de ne pas assurer la prestation.

En cas d’intempéries, il ne peut être exigé du groupe qu’il assure un défilé ou une prestation en extérieur. Si aucune solution de repli n’est prévue, la prestation reste due au groupe.

Programme

L’organisateur transmet à Kenleur le programme détaillé de la journée (horaires, ordres de passages sur scène…) et toutes informations utiles au minimum 1 mois avant la date de la manifestation.

Enregistrement et diffusion

En dehors des émissions d’informations radiophoniques ou télévisées d’une durée de trois minutes au plus, tout enregistrement ou diffusion nécessite un accord préalable du groupe.

Costumes

Le port des costumes lors du temps de fête fait partie intégrante du contrat.

A ces montants s’ajoutent les frais de transport (devis de car ou forfaits voitures selon les distances).

Pour réduire les frais de transport, nous vous invitons à travailler cet aspect en lien avec Kenleur pour mutualiser les transports entre deux associations.